7個有效追蹤,團隊才有傑出的業績

文◎呂紹捷

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不好的追蹤方式反倒會令部屬厭惡,起到反效果,究竟該如何對部屬有效進行追蹤?

追蹤部屬業績這個表面上看起來非常簡單的工作,也存在一定困難和挑戰。主管在培養部屬的過程中,如果用心輔導部屬,也協助他們做目標規劃,卻忽視執行追蹤,部屬的執行效果就會大打折扣。既然執行追蹤很重要,那麼學習執行追蹤技能則非常必要。以下提供主管7個追蹤部屬業績的方法,供參考學習。

方法1 定期檢查工作日誌

填寫工作日誌是大多數保險團隊都會要求部屬完成的工作。業務人員透過每天填寫工作日誌,不但可以記錄每天的拜訪情況,梳理自己的工作情況;同時也記錄客戶資料,為後續再次拜訪打下基礎。因此,很多團隊主管都會透過檢視部屬的工作日誌,達到瞭解部屬工作情況,監督部屬工作情況的目的。

具體追蹤方法是主管可以在每天早上先審閱部屬的工作日誌內容,瞭解部屬的拜訪情況,再針對工作日誌內容有針對性地進行點評,最後再進行輔導。如此每天追蹤,不僅可以監督部屬,更有利於部屬養成每天填寫工作日誌、記錄客戶資料的良好習慣。

方法2 利用網路線上工具進行追蹤

網路時代讓人與人之間的聯繫方式變得非常便利。追蹤夥伴業績情況,也可以借助網路工具進行線上追蹤。例如,主管可以要求部屬把前一天的拜訪情況和客戶資料記錄在手機、電腦內,並透過社群媒體或電子信箱等方式上傳給主管,主管當天晚上就可以檢查完畢,提高工作效率。

利用網路群組追蹤部屬業績也非常方便。主管可以建一個群組,把部屬都集合進來,每天設定一個時間點,讓部屬在群組裡彙報業績,如此主管就可以快速掌握部屬的業績情況,大幅提高業績追蹤的效率。同時,因為群組是虛擬的公共場所,在群組裡彙報工作,每位夥伴都可以瞭解其他夥伴的業績,夥伴之間就有了對比,這對業績不好的夥伴可以起到激勵作用。

需要注意的是,主管需要設定好規則,讓部屬一個一個有秩序地彙報,且不能讓部屬隨意在裡面聊天,談及無關業績的話題,以免影響工作氛圍。

方法3 定期查看業績報表

每個行銷團隊每天、每週、每月都會不斷統計業績報表,以檢視整個團隊的業績情況。團隊大主管透過每天看業績報表,可以瞭解自己直轄組、直轄部的業績情況,同時也可以瞭解各個育成部的動向,針對整個團隊情況作出團隊經營的應對之策,並引導各個部、小組進行分層級追蹤。

而中階主管透過查看業績報表,可以具體瞭解每位夥伴的業績情況,清楚地瞭解夥伴一段時間內的業績走向,掌握部屬的業績情況,判斷其業績是屬於穩定型還是波動型,再進行追蹤和輔導時會有更針對性。對比其他業績追蹤方式,這也是定期查看業績報表的最大優勢所在。

方法4 一對一面談追蹤

很多團隊長都曾說,管理團隊就是經營夥伴的心。而主管經營夥伴的心最常用的方法就是一對一面談。而追蹤夥伴業績也可以採用一對一面談的形式。一對一面談追蹤,可以從關心部屬的角度為突破口,引導部屬主動彙報近期的業績狀況。

對於一些業績異常優秀的夥伴,主管可以借此面談的機會,讓部屬感到自己被重視,激勵其再接再厲超越目標;對於一些業績非常差,長期未簽單的夥伴,主管不僅可以透過面談追蹤其業績情況,同時還可以瞭解部屬近況,解決其難題。這也是一對一面談追蹤部屬業績最大的優勢所在,時間可長可短,可在追蹤之際視情況添加其他內容。

對比以上追蹤方式可以發現,定期檢查工作日誌和利用網路工具進行追蹤,是主管平時業績追蹤的常規做法,頻率是每天一次;而一對一面談追蹤,頻率則是不固定,主管可以根據部屬平時每天的業績表現情況,每隔一段時間選取一些部屬進行面談追蹤即可,並不需要每天做這個工作。因為如果夥伴已形成良好的習慣,且努力經營自己的壽險事業,自然會出成績,並不需要主管天天盯著他們追業績。

因為人性的懶惰、拖延等缺點,部屬在工作中可能會偷懶、不勤奮拜訪,追蹤他們則起到監督的作用;同時,部屬在深入市場的過程中難免會遭遇一些困難,追蹤部屬的業績情況,則可以協助他們找到問題並解決問題。

但如果主管追蹤部屬業績的方式不當,可能會引起部屬反感,達不到追蹤的目的。因此,在追蹤夥伴業績的過程中要注意一些事項,才能取得良好的效果。

方法5 不要讓部屬有壓迫感

傳統的管理方式是以權威要求下屬服從,而壽險業多使用非權威管理方法。在保險團隊中,主管和部屬之間並不能用行政命令要求對方做事。因此,在追蹤部屬業績時,主管一定要以身作則,利用自己的人格魅力帶動部屬,在與部屬溝通具體的業績情況時要注意說話的藝術,切忌過於直接,讓部屬產生壓迫感。

如果主管的話讓部屬反感,產生壓迫感,部屬可能會消極應對,甚至會不配合主管。此時主管就算是再努力追蹤也只是浪費心力。追蹤部屬業績,需要站在部屬角度,詢問其業績情況;同時也要在追蹤業績時對部屬表示關心,適當時還可以成為他的「情緒垃圾桶」。主管對部屬的關心和關注,可以贏得對方的信任,只有贏得部屬信任,才能達到良好的追蹤效果。

方法6 形成穩定的追蹤方法和風格

追蹤部屬的方式有很多,主管可以選擇一些自己喜歡的、且適合部屬的方法長期操作,以形成固定的工作方式。長時間下來,主管就會和部屬形成默契,使得追蹤工作變得簡單,一些自律性比較強的部屬甚至會養成主動定期彙報的習慣,省去主管要求的環節。

一旦主管形成自己穩定的追蹤方式和追蹤風格,最好不要隨便改變,就算是一定要改變也要提前和部屬解釋清楚,在操作時循序漸進,讓雙方都有一個適應過程。主管切忌變動不定,今天採用這種方式,明天採用那種方式,會讓部屬不知所措、無所適從,進而使得追蹤效率變低。

方法7 場合和時間點要恰當

除了常規的固定追蹤時間,主管也可以選擇在特殊時間段,如開門紅等特殊節點加大追蹤力度,增加追蹤次數,但額外增加的追蹤需要注意場合和時間點。例如,就算是在業績截止日,主管也不能看到夥伴就追業績,追蹤得太緊迫和頻繁,往往會適得其反,讓夥伴對業績目標產生恐懼心理,甚至逃避心理,從積極應對變為消極、懈怠。

這和現在很多年輕人春節回家被父母和各方親戚不停地「催婚」一樣,會招致當事人的反感。也就是說,主管最好事先明確聲明增加的業績追蹤力度,切忌忽視夥伴感受,想什麼時候催業績就什麼時候追蹤業績。

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