善用免費的數位平台建立團隊專屬的資料庫，不論是在新人培訓、早會盤點或是資訊分享等都節省了許多時間，大幅提高團隊的工作效率，也讓主管培訓與輔導更到位。
為提升團隊效率，大誠保經YPA（Yong Power Association）團隊早在四年前就開始建立完善的團隊數位平台，讓團隊在許多方面都能運用數位平台高效率完成。對於團隊來說這並不是一件容易的事，需要耗費相當程度的時間來處理。YPA團隊業務總監黃坤傑很早就開始和團隊建立共識，一起把團隊的數位平台工作建置完成。
數位平台的建構和分類扣緊團隊的運作和需求，利用公開的平台Google Drive（雲端硬碟），除了把新人訓練、學習主題、過去的核保和理賠紀錄等資料整理起來供夥伴使用外，也利用數位平台管理和掌握夥伴的工作進度和銷售情況，方便黃坤傑瞭解及輔導，同時也能讓夥伴之間相互參考及學習。數位平台的使用權限對全體YPA夥伴公開，唯新人在通過九十天的訓練前只能使用新人培訓部分，完成培訓定著後就能獲得數位平台的使用權。而YPA團隊所設立數位平台，實際的做法有以下：
Part 1：新人培訓銷售流程
YPA團隊只收30歲以下的白紙，並且會嚴格培練和驗證。新人加入YPA團隊後，會安排九十天每天兩小時的特訓，由頂尖的夥伴擔任教練進行輔導。除了每天的特訓，團隊會將教授給新人的銷售流程和轉介紹流程進行拍攝、錄音，並附上逐字稿。有影片、聲音、文字3種形式，讓新人可以選擇自己較有效率的方式，隨時隨地進行學習與充實。
黃坤傑會驗收夥伴的學習成果，籍此可以看出新人的態度和時間管理的能力，以及是否用心學習。有些新人驗證1、2次就放棄退出，這也能看出新人的心理素質和決心，也能預見其未來在面對客戶時的企圖心和毅力，大部分通過多次驗證留下來的新人，未來的展業過程都沒問題。
YPA團隊訂立很高的標準，新人前三個月就要完成30萬元的業績，且平均有30件的業務表現，九十天的培訓出席率必須維持100％，若遲到則要請全體同仁喝咖啡，服裝等細節也要求嚴格。黃坤傑說明，嚴格的要求和培訓是很重要的基礎，能促使新人因收入高於同輩而產生認同感外，也是能讓客戶看到團隊對服務的要求和品質。
Part 2：知識管理及早會主題
每週二、週四有單位早會，週一、週三、週五的早會則是6個單位的聯合早會。每天的早會，指定的夥伴須準備和分享保險相關知識或資訊，為避免主題重複及確定資料來源，講過的主題和出處會放到平台上，讓夥伴複習或確認。
一般早會的主題分享來自網路或是雜誌，但團隊規定這些內容必須要重新製作，並且標明出處。原本這個部分只是將內容拍攝成照片或書面上傳到LINE，但這樣的形式很難搜尋和分類，改由傳到團隊的數位平台後，夥伴在使用和分類上便捷許多。
Part 3：掌握團隊夥伴進度
瞭解夥伴的業務情況，不論是增員、拜訪、轉介紹、成交等行程和時間，夥伴每日凌晨十二點前一定要上傳到平台，包含每週五固定的Call Cold記錄。主管可以藉此快速掌握夥伴的狀況，並給予適當地建議和協助。此外，對於位處外縣市的夥伴也可以透過網路視訊和平台，進行交流、指導。
黃坤傑表示，過去團隊沒使用數位平台的時候，光是盤點就用去大半的時間。比方說一人用兩分鐘報告，團隊人數少的時候還可以，但當團隊人數愈來愈多，時間管理效率就會出現問題。然而黃坤傑又希望夥伴之間可以互相參考學習，因此在使用數位平台後，夥伴們同時花兩分鐘的時間一起上傳，結果就可以直接顯示出來，主管挑重點的講解就可以達到一定程度的效果。
——更多內容請見《Advisers財務顧問》雜誌第354期
