提升會議效率必做的5件事

文◎編輯部

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一般而言,會議的目的是將相關人員聚集在一起,就共同的目標進行相互意見的交流以達成目標。壽險行銷團隊中,大大小小的會議不少,但如何避免無效率、浪費時間的會議結果?主管可以從以下5點出發:

1. 明確會議目的:所有的會議都有目的,主管不僅要明確告知會議的目的,還要對理由進行明確的解釋。這樣,其他夥伴收到會議通知後,就會思考和準備與會議目的相關的資料。會議期間也能收到夥伴更精準、深思熟慮的見解。

2. 準備會議議程:會議議程要在會議正式開始前告知所有參與夥伴,一方面可以讓夥伴知道這次會議有哪一些環節、要討論哪一些內容;另一方面,也有助於主管掌控會議的時間及方向,不至於某一個環節討論過於耗時,而把其他環節的討論忽略了。

3. 選擇與會人員:主管要根據會議的性質,在合適範圍內組織最少的人參加。因為與會人員愈少,就愈能提高每一個人的參與度,人數過多的會議,會讓大家都難以用心投入。

4. 遵守會議時間:會議開始和結束,都要嚴格遵守約定好的時間,以有助於集中精力重點圍繞議程展開。倘若因為個人原因延遲開會、拖延時間,參與人員的積極性就會大受影響。

5. 掌控會議方向:為了保證會議能達到預期的效果,需要進行適度的控制,盡量鼓勵與會者針對會議主題多提意見,引導他們積極參與,同時,當討論方向偏離主題時,必須及時將話題扭轉回來。