提升團隊會議效率的4個秘訣

文◎編輯部

0
149

會議是壽險團隊運作的基礎,亦是提升團隊核心競爭力的重要手段。透過一次次會議的思維碰撞,團隊經營的重點與方向得以明確。但就在大大小小會議召開的過程中,不少主管經常發現一些問題:會議主題不明確,會議時間過長、只發現問題卻未解決問題等。究竟該如何把控並提升團隊的會議效率?以下分享提升會議效率的4個秘訣:

 

1. 讓夥伴帶著解決方案參加會議

會議的根本目的是解決問題,因此開會前,主管不僅要告知夥伴本次會議的時間、地點及主要目的,還要讓夥伴帶著解決方案前來參會。

 

2. 站著開會

微軟集團聯合創始人比爾.蓋茲曾說:「當你能站著開會,就不要坐下來。」為何站著開會更能提高會議效率?這是因為:

第一,站立時人的腳部會受到刺激,讓大腦處於活躍狀態,因而注意力更集中。

第二,站著開會,人還會產生一種「快點回到工作崗位繼續工作」的想法,督促自己盡量用最短時間做出決定。

 

3. 精準把控會議時間

確保會議品質的關鍵是讓會議「準時開始,準時結束」,因此若出現會議延遲的情況,主管無權阻止其他夥伴離開位置,因為無法掌握會議時間才是應該被解決的問題。

 

4. 會議結束前確認會議記錄

會議記錄不精準將會造成2個問題:一是不知後續應該跟進哪些事項;二是大部分夥伴只記得與自己相關的資訊,這恐將導致「公說公有理,婆說婆有理」的境況,屆時需要花更多時間去追溯。因此,會議結束前及時對提案者表述的內容及決策重點進行確認,才能避免遺漏重要的事項。