「顏色管理」追蹤各個時間分配,提高執行效率

文◎倪偉晟 照片◎受訪者提供

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全球人壽長青通訊處業務經理葉宏智,習慣用「不同顏色」作為個人化的時間管理,以區分不同類型的事項,這樣做的好處是每當進行自我檢視時,可以直接看出是否有把時間運用在最重要的事情上。

  為了能夠妥善管理與規劃時間,業務人員常借助系統性工具,進而讓每一個事項的規劃清晰且有條理,還可以加入個人化的使用方法,凸顯出計畫事項的執行率。

  全球人壽長青通訊處業務經理葉宏智,分享過去多年來使用的活動紀錄管理系統(Business Building System,簡稱BBS系統)帶來的諸多益處。這一套系統的設計是以保險業務人員的角度作為出發點,系統中的規劃時間為早上8點至晚上9點,並以週為目標,協助業務人員做年度各項目標的設定及排程,包含銷售、服務、個人進修、家庭時間等,透過表格化協助業務人員一目瞭然目前的進度。

活用紀錄管理系統,加入個人化顏色管理

  BBS系統目前已有線上版本,不過葉宏智仍習慣使用紙本的方式做記錄,主因是他習慣用「不同顏色」進行個人化時間管理,以區分不同類型的事項。每當在安排規劃時,他會使用綠色、紅色或藍色,並將同一屬性的事情框起來,屆時實際有確實執行的事項,再把詳細內容填入表格當中:

1.綠色:和銷售有關的事情,如約訪客戶、電話聯繫、遞送建議書等。

2.紅色:參與課程訓練、會議,或者和客戶做售後服務。

3.藍色:綠色及紅色以外的事情,如行政工作、個人學習進修等。

  這樣做的好處是,每當週五進行自我檢視,就可以直接看出一週當中是否有把時間運用在最重要的事情上,假如當週「紅色」或「藍色」做的事情很多,但是「綠色」的事情卻很少,代表沒有專注在銷售上面,要趕緊督促自己維持活動量;若是「綠色」的事情已做的很多,業績卻呈現落後,也可以經由檢視,瞭解每一個銷售環節中,是否有需要修正之處,進而提高成交率。

  葉宏智平時在「藍色」的時間安排規劃上,多以學習為主,他提到學習和業績有絕對的關聯性。目前他的客戶大多為中小企業主,年收入普遍在500萬元以上,這一類型的客戶常會提出稅務、法律等專業性問題,若保險業務人員平時就投入吸收、學習相關知識,抑或是進修課程,自然能夠在與客戶互動的過程中,自信地分享並給予建議。而當客戶認同業務人員的專業,成交保單就會是水到渠成之事。

避免成為「3沒人」,將目標縮小化並做好時間分配

  葉宏智提及,每年單位都會在11~12月初之時進行策劃會報,每一個人都要提出自己下一年度的個人計畫及事項安排。他自己會在會報前先設定好業績基本達成目標,並將這個目標微幅提高成年度目標,再把它縮小化,分配到每一個月、每一週,以及每一個工作天中。

  他舉例道,假設1年要完成100萬元的FYC(業績基本達成目標),那麼他會在心裡將這個標準上調至120萬元(作為年度目標),換算一個月即是需要10萬元的業績,一週則是約需要2萬~3萬元。

  提高設定目標除了是為了挑戰自我,還可以避免客戶因為一些突發因素無法承保,連帶造成業績不足的情形;而將目標縮小化的用意是不要讓大目標感覺遙不可及,切割成小目標有助於維持產能和動力,以避免成為「3沒人」。

  「3沒人」意指,每當團隊在年底或年初喊口號提升士氣時,這一類的人常會帶著胸有成竹的自信高喊「沒問題」,到了年中審視目標進度時,即使發現自己的業績已經落後,但是認為還有半年的時間,因而在心中覺得「沒關係」,最終直到接近年底時,恍然發現剩餘時間已經「沒辦法」達成目標。

更多內容請見《Advisers財務顧問》雜誌第391期──