依照重要性做時間管理規劃,養成規律的展業節奏

文◎倪偉晟 照片◎受訪者提供

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時間分配一定要掌握得明確且合理,許多業務人員之所以會績效不佳,並不是因為不認真或不積極,多是沒有辦法掌控好自己寶貴的時間。保險業務人員應克服從業初期時間管理的挑戰,累積實務經驗、培養應具備的能力,才能在從業中後期得到真正的「自由」。

  保險事業之所以會吸引各行各業的人加入,其中一大原因在於可以「自由、自主」地安排展業節奏和時間。三商美邦人壽1582通訊處處經理廖博涵認為,時間管理是保險業務人員從業的重要課題,尤其保險工作和生活其實存在著緊密連結,如果缺乏好的時間管理能力、經常被外務影響原先安排的工作進度,極有可能會自行業內脫落。

維持定時、定量的拜訪頻率,建立穩定的績效

  將思維化為行動,才能帶來產能和績效。廖博涵提到,每一天的工作時間從早上8點至晚上6點,可以每2個小時做為區隔,共切分成5個區段。由於拜訪客戶、開發客源和業績的高低有著絕對的關連性,他建議業務人員必須先安排好相關的事項,再做其餘時間的規劃管理。

  第一個時間區段(8點到10點)業務人員通常要參與早會,因此拜訪和開發客戶會以其他4個區段來做安排。廖博涵表示,一般來說,在4個區段中安排2至3個行程(做為拜訪/開發)已是最大值,因為還要納入通勤、用餐、處理行政工作的時間。

  每一天2~3訪,如此一來,1週和客戶見面的次數就會落在10~15次之間,1個月則是40~60次,廖博涵說明,客戶見面包含處理理賠事宜、一般性的聊天寒暄、遞送建議書、售後服務等。要求自己每一天的訪數,是為了確保時間有花在「和保險工作有絕對關聯的事情上」,晚上6點後的拜訪等於是加班的概念,基本的拜訪數須在6點前完成。

  廖博涵分析,就業務銷售的經驗來說,通常平均每4名(實際有拜訪的)潛在客戶會有1名成交保單,而每個月若能維持定量的拜訪頻率,成交至少4張保單,就可以帶來穩定的業績收入,從而在行業中定著。

  他更提醒,年資愈淺的業務人員,要用愈積極的態度安排行程。業務人員在從業初期,大多還在找尋屬於自己的客戶群、建立和潛在客戶之間的信任基礎,自然會花費較多時間在開發客戶上,和單純的銷售保單相比會比較勞心勞力,時間管理上勢必得做好妥善分配,並確實督促自己的執行成效。

善用時間優先安排,將時間效益極大化

  將拜訪、開發的時間優先安排好後,剩餘的時間規劃大致可以分為:早會參與、學習進修、個人休閒,以及家庭時間,廖博涵針對上述4類項目做詳細地說明,並給予時間分配上的建議。

1.早會參與

  早會是保險業務人員啟動一天工作的重要環節,代表每一天至少有1個小時的時間可以學習新知和沉澱心情。在早會的過程中,透過主題的激盪及夥伴們的分享,可以帶給業務人員不同的刺激和成長,進而修正自己銷售或服務上的盲點。

  基本上每一家保險公司都會要求業務人員參與早會,因此在上午10點前的這段時間,業務人員必須將時間空下來,並且先行記錄在自己的筆記本或行事曆中。

2.學習進修

  現今保險業愈來愈講究專業,業務人員將時間投入在學習上,便能提升視野和格局,以及提升個人展業上的能力。學習分為2部分,一個是運用公司的資源,包括教育訓練、講座課程等,另一部分為個人進修,如參與證照培訓。

  廖博涵提到,以公司提供的學習資源來說,業務人員通常會在1~2個月前知道課程的內容和表訂日期,他建議業務人員提前確定好要參與的課程,同樣記錄在行事曆中,才不會和往後的客戶拜訪或其他事項重疊安排。

  他分享,自己平時除了參與公司的課程訓練外,每週六還在外進修EMBA碩士班的課程,因此在每週的時間安排上,與其他的業務人員相比就少了整整一天,為了讓時間效益極大化,他會把時間切割得更精準,並善用零碎的時間處理雜事。

更多內容請見《Advisers財務顧問》雜誌第391期──