有效表揚部屬7關鍵

文◎暖晴

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適當的稱讚能夠激勵人心,然而過度的稱讚卻會毀了一個人,不到位的稱讚也可能會產生反效果。身為團隊主管,應該如何用好「稱讚」這柄雙面刃?

俄國著名作家列夫.托爾斯泰有一句名言:「稱讚不但對人的感情,而且對人的理智也起著很大的作用。」誠然,稱讚也好,表揚也罷,都會對一個人產生無可比擬的激勵作用。那麼,主管應該如何表揚部屬,才能讓表揚發揮更大的效用?以下整理主管表揚部屬的7個關鍵點。

關鍵1表揚要公平且及時

當一個人取得一定的成績或有好的改變時,比如成交保單,或辦公桌上新添置一盆綠色植物,主管都可以藉機表揚,一掃部屬內心可能此時因遭遇客戶拒絕或尚未有業績而產生的沮喪。
很多時候,人只要有一點表揚和肯定,就能進入良性循環。因而主管每天都需要在部屬身上找到優點進行表揚,比如每天都表揚1、2位部屬。當然表揚也要公平,如此大家也會受到激勵,從而爭取更好的表現。
需要注意的是,主管要找合適的時機表揚部屬,如果表揚的事情已經發生一段時間了,會由於間隔時間太長而讓表揚的效果減弱。比如某位部屬今天拜訪了5位客戶,而平日裡他最多只有3訪,那麼主管當天晚上就可以透過通訊軟體或者在第二天的早會上表揚他,而不是過了好幾天才想起這回事,那時候的表揚就顯得不那麼重視了。

關鍵2表揚過程要簡短

冗長的解釋不如句句都深入人心,主管在表揚部屬時,應當將表揚的重點簡潔說明,而不是贅述部屬做了某些事情的過程,因為重點在於他做到了,取得不錯的效果,因此要突出的重點是他取得好成績的效果和取得好成績的成功經驗,而不是繁瑣的過程。
受表揚的部屬內心想要的是把自己的喜悅分享出去,獲得大家的讚美和認同,而其他部屬想要的是受表揚者為何受表揚的成功經驗,因此主管對部屬的表揚過程不必過長,講述重點即可。這裡需要注意的是,如果對一個部屬的表揚過程太長,容易引起其他部屬的反感,反而不利於團隊氛圍的和諧,甚至不利於團隊管理。

關鍵3表揚內容要明確

很多主管在表揚部屬時,往往都會用「你做得很棒」之類的語言讚美部屬,但事實上,這樣的讚美儘管很容易說出口,但由於內容不明確,部屬並不明白自己受表揚的真正原因,也很可能讓其他部屬「吃醋」而讓表揚產生副作用。
因此,主管在表揚部屬時,要明確點出表揚的理由,讓所有的部屬都清楚這份表揚背後的真正意義。這樣,一是讓部屬清楚瞭解主管對某位部屬進行表揚,是因為該部屬確實有比其他人做得更好的某些方面,從而能心服口服接受別人被表揚。
二是能讓受表揚者更清楚自己在主管眼中的樣子,甚至主管點出了部屬可能還沒有意識到的優點,能讓部屬更理解主管的價值觀,並感受到主管對自己的關心和關注,未來會在這些方面做得更好。
三是主管在表揚中還應總結出受表揚者的成功經驗,這樣便能讓更多夥伴學習和模仿,有利於團隊的正向發展。

關鍵4寄期望於表揚中

主管在部屬表揚時,自然地表達出對部屬的期望,更能獲得部屬的認同。這是因為,部屬在接受表揚時的情緒是比較積極的,如果這時候主管將自己對他的期望表達出來,部屬比較容易給出承諾。反之,如果在平時提出對部屬的期望,部屬很可能在內心產生排斥,以為「主管只會和我要業績」。
在表揚之後提出期望,部屬內心會產生了「主管認為我有達成某個目標的實力」的自我暗示,從而會更加努力地朝目標前行。需要注意的是,這個期望的目標,是部屬努力一下就達到的,而不是部屬一聽到,就認為不可能達成的,那樣才不會給部屬壓力。
比如,當部屬完成一次榮獲獎項的經驗分享時,主管可以表揚他說:「能夠獲得國際獎項,不但是對你自己的肯定,更為團隊增添了一份榮譽。而這一次你的分享非常精彩,大家都能從中學到經驗,很棒!我們也十分期待,你在明年能給我們帶來更多榮譽獎項,分享成功經驗,讓我們以你為榜樣,不斷向前邁進。」主管這樣說,不但能讓部屬享受到被表揚的欣喜,也讓其自然接受主管的期待。

關鍵5表揚要有個性

表揚不需要多麼花俏的言語,唯有真誠能夠產生強大與長期的效果。而真誠最好的表現便是個性化,因此對每個部屬的表揚,盡可能採用不同的表達方式或者語言,而不是對所有的部屬都使用千篇一律的言詞,要根據部屬的性格特點以及處事的方法採用不同的方式。

比如主管可以在早會時,在台上公開表揚平日裡比較期待得到表揚、性格比較外向的部屬;可以走到台下拍拍平日裡比較低調的部屬的肩膀,近距離面對面講一句表揚的話;可以用正式的語言表揚平日裡做事情比較嚴謹或者年齡偏大的部屬;也可以詼諧幽默的方式表揚年輕有活力、性格比較活潑的部屬等。

關鍵6擴大表揚行為

在保險業,部屬最大的壓力來自於沒有人理解自己的工作,特別是連家人都不理解,這是部屬最煩惱的事情。因此,當部屬取得一定成績或者成長的時候,主管可以擴大對部屬的表揚行為,在部屬的家人面前進行表揚,讓表揚效果翻倍。

比如,主管不妨在團隊中設立家庭日,邀請部屬全家一起參加活動,在活動中當著所有人的面表揚部屬,讓部屬的家人都感到臉上有光彩,從而更支持部屬的工作,如此部屬也能獲得更多的成就感,也會對工作更充滿熱情。或者在平時透過電話等,將部屬獲獎等好表現第一時間通知其家屬,從而擴大表揚行為,獲得更好的表揚效果。

關鍵7表揚要適度

《調皮小子亨利》(Horrid Henry)一書中作者描繪了對「完美彼得」(Perfect Peter)沒完沒了的表揚,但卻沒能讓「調皮的亨利」努力變好。相反,這些表揚讓亨利成天想著如何陷害弟弟,甚至還把這當成了自己義不容辭的責任。儘管我們都不再是「調皮亨利」那樣的孩童,但是過度的表揚依舊會引起盲目自信。
因此,主管在表揚的時候應該注意把握尺度,不要讓部屬產生「我最厲害」、「你們都應該聽我的」這樣的錯覺,避免之後部屬的行為變得更加特立獨行,甚至固執,從而造成了後續管理上的困難。