做好時間安排與管理,更要學會「活用零碎時間」

文◎倪偉晟 照片◎受訪者提供

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在科技不斷進步的時代裡,人們的生活愈來愈緊湊,多數的保險從業人員都深知時間管理的重要性,也養成將事情記錄、納入排程的習慣。然而,許多業務員仍然覺得時間不夠用、被事情追著跑,這當中到底有什麼樣的盲點呢?


       遠雄人壽喬盛通訊處區經理何莉芳認為,時間不夠用的原因可能是出自於「沒有好好的活用零碎時間」,不過業務員在學習如何活用時間前,必須要先專注於每一天所安排的重要事情上面,如果沒有完成好每一天的進度及目標,甚至因為拖延,花費了比預期長的時間處理這些重要事情,這樣根本沒有辦法活用每一天零碎、空出的時間段,將時間效益極大化。

  因此,通常在週末的時候,何莉芳會運用「箱型時間框」劃分工作與生活事項,提前將下一週的行程表規劃好,這樣的好處在於,當中該做的事情有哪些能夠一目瞭然。她會先標示出會議、課程、早會、陪同夥伴拜訪客戶、孩子的才藝活動等重要事項,而剩餘的時間便是安排客戶約訪及休閒活動的區段(見圖一)。

  而在一早一進到辦公室之後,何莉芳還會再重新檢視先前規劃當天要做的事情,看有沒有需要調整,並依照輕重緩急條列式地呈現在自己的記事本上。但是又該如何判斷哪些事情屬於輕,哪些事情又屬於重?何莉芳點出,若以工作的範疇來看,雖然每一位業務員的工作事項有所差異,但時間安排仍然有一個原則性可以依循。例如碰到客戶需要申請理賠時,勢必是一定要優先處理,而若是一些行政上的事務,又沒有時間上的壓力,就可以安排在後面再進行。

學習活用零碎時間,讓年度目標不再是空談

  縱使把時間安排得井然有序,一天當中難免會有一些突發事情或狀況需要處理,此時業務員就必須知道怎麼善用時間。何莉芳以自己為例,假設工作日的早上會議到10點半結束,離下一個訓練課程有不到半個小時的時間,她就會把它預留給突發事情使用。

  她特別強調,這樣的空檔因為時間有限,一定是拿來處理「當下急迫、不須花太多時間思考的事情」,如果拿來處理不急迫又需要時間思考的事情,很可能會影響到後續已安排的重要事項,如此一來不但沒有善用好時間,反而變成時間管理不當了。而如果是急迫又需要花時間思考的事情,可能就得調整當天的行程。

  「活用時間不只是為了能做更多的事情,更是希望自己能順利達成年初設定的年度目標環(見圖二)。」何莉芳指出,年度目標包含工作、學習成長、家庭、生活等層面,因此如果當天沒有緊急且不需花太多時間思考的事情要處理,她也會善加運用2件事情中間的空檔時間段,另外平時還會抓緊通勤、等待客戶這樣的零碎時間。

  以年度目標中的「教育學習」為例,假設規定自己1年要看完30本書,單靠坐在書桌前的時間恐怕難以達成,因而平時她會隨身攜帶一本財經、金融或是教育類別的書籍,一有空就會拿出來閱讀。

  另一方面,保險業務員由於工作性質的關係,需要接收醫療、金融、法規、教育等不同領域的第一手資訊,讓自己跟上時事、增加更多與客戶間的談資,但是資訊無時無刻都在更新,業務員能否掌握這些零碎時間就顯得相當重要。

 

更多內容請見《Advisers財務顧問》雜誌第422期