早會高成效6個檢查法 開好早會應該重視的事

文◎暖晴

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無論在哪個團隊,早會都是不可或缺的環節,然而有些團隊的早會效果不彰,甚至讓夥伴們覺得參加早會是浪費時間,這是因為早會犯了哪一些錯誤,才導致早會品質下降?

早會是每一個團隊每天必須進行的工作,然而不同團隊的早會成效卻不盡相同,這和主管是否做好早會管理有莫大的關係。以下總結出舉辦高成效早會的6個檢查法:

檢查1早會是否缺乏主題?

很多團隊的早會都淪於形式變成走流程,從早會開始宣讀團隊文化開始,到表彰業績出色者,到最後夥伴分享等環節,都沒有經過主管指導,沒有設立早會分享主題,因而內容空泛,不能真正給夥伴帶來幫助。

尤其是分享環節,每一位上台分享者都輕描淡寫,對自己的成功經驗一筆帶過,這樣的分享無法達到夥伴可複製的效果,自然會讓夥伴產生認為開早會是浪費時間的情緒。

主管應當指導夥伴做主題分享。如週一早會為夥伴簽單經驗分享,那麼可由近日成功簽單者分享整個簽單的過程,從與客戶交往到如何促成,將重點詳細說明,如此夥伴在市場上遇到類似的情況,就會知道如何解決更好;又如週二早會主題為增員成功經驗分享,則由有成功增員的夥伴分享增員的過程和要點。

如果是知識專題分享,主管也應重視分享者的內容,嚴格把控授課品質。主管可先規劃好整個月或者一整週的早會分享主題方向,如以週為單位,將銷售中的環節固定安排在週一到週五,每天講一個方向的內容;或以月為單位,則規劃第一週至第四週的內容,讓團隊的早會內容跟上公司的業務節奏。

然後再邀請有相關經驗的夥伴做早會分享準備;並在夥伴分享前一天,檢視其PPT和演講內容是否合理,這樣就能確保早會分享更有針對性,提高夥伴的學習效率。

檢查2早會是否資訊過多?

有些主管在安排早會的時候,總是希望盡量安排更多的內容,其實這樣做是不妥的。過多的早會資訊,反而會讓夥伴大腦接收資訊混亂。這是因為會議這種主要依靠語言、聽覺及短暫記憶的媒介,不適合傳遞過於密集和抽象的資訊。因此,主管在組織早會的時候,內容要點宜少不宜多,宜簡不宜繁,即每一個主題都切入一個要點進行分享。

主管在早會之前就要知悉當天早會的內容,與早會主持人和分享者進行溝通,對早會內容進行篩選,盡量讓內容更加集中,無關的話題進行刪減。如此,適量的資訊,更有利於夥伴的接收和消化。

檢查3早會是否內容毫無規律?

大多數夥伴在每天早會之前,並不知道當天的早會將進行什麼內容,或者早就形成固定或固化思維,這樣的早會其實並不能取得很好的效果。因此,主管可以在前一天晚上,就在團隊群組進行預告,讓夥伴知道第二天早會將會分享什麼內容。這樣夥伴就會及時做好相關準備,以空杯心態,期待吸收自己還不具備的知識和技能,讓早會取得更好的效果。

並且因為有所準備,夥伴就會更用心聆聽,如果在分享後還有不明白的問題,就可以及時進行請教提問,以達到更佳的學習效果。
又或者主管可以提前規劃好早會的內容,讓早會變得更有規律。

檢查4主管是否不遵守早會規定?

有些團隊雖然制定了很多規定,但這些規定似乎只是針對夥伴的,主管將自己置身事外,這是錯誤的做法。比如在早會中,團隊主管會要求夥伴將手機調為靜音,甚至集中上交管理,會後再發還給大家,但其本人卻以便於工作為由,自己沒有將手機收起來,這樣的行為會讓夥伴反感。

更何況,團隊主管低頭看手機,或者到外面接聽電話,都是對他人不禮貌的行為,因為這樣做會讓別人尤其是臺上的分享者認為:主管沒有尊重我,我的發言不如主管電話另一頭的人重要。

因此,團隊主管在早會期間應全身心將自己的注意力集中在早會上,無論事情大小,一切會後再解決。這樣,夥伴見到團隊主管以身作則,便沒有人有異議,再者,團隊在早會期間禁止接聽電話和收發郵件,一方面是避免鈴聲影響他人的學習,另一方面也是為了讓所有人的精力都更集中。有了團隊主管做好榜樣,夥伴也會更自覺,讓早會的氛圍更好。

檢查5是否打斷早會分享者演講?

有時候在團隊早會中會見到這樣的現象,臺上的分享者演講得很盡興,但心急的主管卻因為對分享者的內容有異議,而頻頻打斷他們的發言。

分享者在分享時有自己的思路和邏輯,如果總是被打斷,很可能就會讓整個分享內容碎片化,甚至會因為邏輯不連貫而漏掉某些內容,或者主管的意見和他們相左,會讓他們感到為難。

團隊主管應當是在早會之前,與早會分享者進行溝通,確保分享內容的品質,如果有什麼歧異,應該立即解決,而後在早會中,讓分享者帶給夥伴好的分享。如果在早會過程中確實有更好的想法或者異議,可以用筆記錄下來,然後在分享結束之後,再表達自己的觀點。當然,前提是對分享者先進行肯定,自己再行補充,讓大家都更開心地接受你的建議。

檢查6早會時間是否過長?

早會是大家在一起溝通和學習最寶貴的重要時段,早會時間不宜過長,如果連續三小時不間斷,就很容易讓人疲憊。

我們常常可以在保險團隊的早會中看到這樣的情況:一開始大家還能安心聽早會,然而過了一段時間後,就會有夥伴陸續離開會議室,或者人在會議室心卻在室外,交頭接耳、滑手機,各種不利於早會的現象都會出現。

因此,主管在安排早會的時候,盡量減少不必要的環節,讓早會的內容精準,既能不漏下重要的關鍵點,讓夥伴吸收到當天的重點資訊和知識,又避免滔滔不絕的長篇大論讓人厭煩。

通常一個成年人能聚精會神投入工作的時長大約是兩小時左右,因此早會的時間最好不要超過兩小時;或者參考學校學生上課作息,每四十分鐘休息十分鐘,讓夥伴放鬆一下,處理個人事務,更有利於集中精神參與早會。