筆記是一個理清邏輯、記錄重要資訊的過程，除了學習與銷售外，增員過程中的筆記更是不可或缺，如此主管才能擁有明確的增員依據，而不會僅依靠記憶與印象而做出決策。
國泰人壽中市通訊處慈翔推展處副理江慈旻表示，當主管在跟進增員對象時，中間的跨度可能長達數月之久，如果光靠記憶力，別說接續上次對談的內容了，就連增員對象的想法，甚至可能連增員對象是誰、為什麼要增員他們，都不一定記得清楚。而優秀的筆記，正是解決這些痛點、甚至提升增員成效的關鍵做法。
掌握「人事因果」，讓增員判斷更精準
增員時的筆記雖然重要，但需要挑選重點。江慈旻表示，增員筆記要記錄的並不是他們聊了什麼，而是增員對象的現況、改變與決策，主要分為4大類：
人：增員對象的職業、背景、狀態、價值觀等基本資料。
事：增員對象現在的工作狀況，與家庭是否支持等現況。
因：為什麼想從事保險業、想要轉職的原因等。
果：對於未來的職涯決策，包括現在的工作與加入保險業之後。
透過4大類的資料記錄，主管便能夠對增員對象有更深入地瞭解，同時也更容易理清邏輯，並且切入重點，判斷對方是否真正適合加入保險業。另外，有些團隊的增員會透過多位主管一同參與判斷，而這份清晰的筆記就會成為幫助他們做出決策的依據。
不過雖然需做筆記，但是出於尊重增員對象，以及不要讓他們感到不自在，江慈旻不會在增員面談的現場拿出紙筆或手機做記錄，而是在面談結束後稍事休息，再用手機將關鍵資訊記錄下來，回到辦公室再仔細錄入公司的CRM（Customer Relationship Management，客戶關係管理）系統中。
「手機是最方便、而且基本上不會忘記帶的儲存媒介。」江慈旻說，他通常會將增員對象的資料記錄在手機記事本裡面，不過有些增員對象是來自團隊夥伴的轉介紹，或者是與其他夥伴一起跟進的，因此這些增員對象的資料他會選擇透過社群媒體的記事本做記錄，如此不但能夠分享增員現況，也方便隨時更新進度。
他坦言，自己早期會用錄音筆或手機錄音輔助，以免資訊有所錯漏，但是畢竟有不少增員對象會在意，而且事後重新聽一遍整理也會花費許多時間精力。因此等到逐漸熟練之後，江慈旻便不再錄音，而是在對談時留意關鍵資訊，後續再做好記錄。
且在過程之中，江慈旻發現，其實並不需要強求自己把增員對象透露的資料全部記得一清二楚，因為那些重要的資訊本就印象深刻，只要結束後及時記錄就不用擔心忘記，而且增員面談不會只有一次，再加上事前也可以先透過介紹人與社群網站，事先蒐集增員對象的資料，因此不用太過擔心資訊不全的問題。
更何況在開始嘗試增員之前，業務員多半也已經透過日常銷售與經營工作，鍛鍊出了可靠的記憶力。因此，筆記真正要預防的並非是短期記憶，而是被忙碌所沖淡的長期記憶。
