隨著團隊不斷壯大，團隊長不可能關注到每一位夥伴的變化，加上夥伴的性格、能力各異，有一套完整的筆記方式，記錄下夥伴的展業情況，方能找出各自成功的規律。
香港宏利人壽保險有限公司區域總監蔡錦美分享，她發展組織已有25年，目前轄下有35位夥伴，其中一位更是她的兒子。談及團隊經營筆記的內容，她的定義相對廣泛：只要是對團隊有幫助的記錄，都可以算是重要的筆記，舉凡早會與課程的出席狀況、夥伴的業績與活動量等，只要善加利用，就可以成為輔導與組織發展的利器。
培養新人筆記習慣，養成良好從業模式
蔡錦美會要求夥伴寫下「客戶經營筆記」，內容涵蓋與客戶的互動情況及成交的險種等。她表示，筆記的目的在於記錄自己在展業過程「做對」以及「忘記」的事情，將對的事情納入行銷流程，忘記的環節則可以在下次的拜訪補上。
蔡錦美以自身經驗舉例，在新人時期她每週都有大量的拜訪，但業績卻遲遲沒有起色，到後來她才發現問題的關鍵在於自己忘記「保險業務工作的範疇」，去拜訪客戶時，她就真的只是在聊天與提供簡單服務，單純維護關係卻沒有開啟保險話題，自然難有後續的銷售機會。正是透過寫下筆記與事後檢視，才發現此盲點並改進。「這套筆記法我是跟龍子明老師學的，當自己帶領團隊後，便將做法複製並傳承下去，這對新人來說是必須的動作，也是打磨基本功的關鍵。」
時間管理是保險業務員的重要技能，時間用得不好，績效自然難有起色，「保險業務工作的好處是自由，但最大的壞處也是太自由。」透過從業筆記，亦能查看時間運用的狀況。
與此同時，每週主管可以根據筆記內容進行檢討，能發現夥伴的不足之處，並提出建議。要是沒有筆記，就無法精準分析夥伴的真實情況，夥伴在進行反饋時，更可能快速帶過，導致無法找出問題的癥結點。
對年輕夥伴來說，很多時候會因為覺得麻煩而抗拒作筆記，蔡錦美認為，這是因為團隊長往往漏掉了一個重要步驟──讓夥伴明白筆記的重要性。先讓夥伴瞭解「為什麼做」，正是蔡錦美的領導風格之一，她會先告訴夥伴筆記對自身的益處，並分析其重要性，最後才分享實際做法，這恰好也與黃金圈理論不謀而合。有些團隊長因為繁忙，而直接叫夥伴「聽話照做」，卻略過解釋的環節，雖然同樣立意良善，但這樣命令式的做法已經愈難推動年輕夥伴。
新人做筆記最大的好處，無非是養成記錄的習慣，要是每天沒有透過筆記的方式來記錄拜訪客戶的細節，待時間拉長或是客戶數增多後，勢必會有所遺漏，舉例而言，要是客戶說了一句「打算半年後再規劃。」若是沒有及時記錄下來，便有很大的機率會錯過後續的成交機會。
談及筆記內容，除了姓名、上次見面時間等較制式的項目外，蔡錦美也會要求夥伴記錄進行的業務內容、認識管道、聊天內容，以及成交的險種等，每一項紀錄各有用處。像是能透過聊天內容得知客戶的興趣及對方所重視的事物；又如蔡錦美在筆記的模板中，預設了各常見險種，要是新人成交了醫療險，就可以在表格內記錄，直觀查看客戶尚還有哪些保障缺口，並擬定未來的銷售策略。
