建立團隊數位平台,YPA高效展業、培訓、輔導與管理

文◎盧美靜 照片◎受訪者提供

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善用免費的數位平台建立團隊專屬的資料庫,不論是在新人培訓、早會盤點或是資訊分享等都節省了許多時間,大幅提高團隊的工作效率,也讓主管培訓與輔導更到位。


為提升團隊效率,大誠保經YPA(Yong Power Association)團隊早在四年前就開始建立完善的團隊數位平台,讓團隊在許多方面都能運用數位平台高效率完成。對於團隊來說這並不是一件容易的事,需要耗費相當程度的時間來處理。YPA團隊業務總監黃坤傑很早就開始和團隊建立共識,一起把團隊的數位平台工作建置完成。

數位平台的建構和分類扣緊團隊的運作和需求,利用公開的平台Google Drive(雲端硬碟),除了把新人訓練、學習主題、過去的核保和理賠紀錄等資料整理起來供夥伴使用外,也利用數位平台管理和掌握夥伴的工作進度和銷售情況,方便黃坤傑瞭解及輔導,同時也能讓夥伴之間相互參考及學習。數位平台的使用權限對全體YPA夥伴公開,唯新人在通過九十天的訓練前只能使用新人培訓部分,完成培訓定著後就能獲得數位平台的使用權。而YPA團隊所設立數位平台,實際的做法有以下:

Part 1:新人培訓銷售流程

YPA團隊只收30歲以下的白紙,並且會嚴格培練和驗證。新人加入YPA團隊後,會安排九十天每天兩小時的特訓,由頂尖的夥伴擔任教練進行輔導。除了每天的特訓,團隊會將教授給新人的銷售流程和轉介紹流程進行拍攝、錄音,並附上逐字稿。有影片、聲音、文字3種形式,讓新人可以選擇自己較有效率的方式,隨時隨地進行學習與充實。

黃坤傑會驗收夥伴的學習成果,籍此可以看出新人的態度和時間管理的能力,以及是否用心學習。有些新人驗證1、2次就放棄退出,這也能看出新人的心理素質和決心,也能預見其未來在面對客戶時的企圖心和毅力,大部分通過多次驗證留下來的新人,未來的展業過程都沒問題。

YPA團隊訂立很高的標準,新人前三個月就要完成30萬元的業績,且平均有30件的業務表現,九十天的培訓出席率必須維持100%,若遲到則要請全體同仁喝咖啡,服裝等細節也要求嚴格。黃坤傑說明,嚴格的要求和培訓是很重要的基礎,能促使新人因收入高於同輩而產生認同感外,也是能讓客戶看到團隊對服務的要求和品質。

Part 2:知識管理及早會主題

每週二、週四有單位早會,週一、週三、週五的早會則是6個單位的聯合早會。每天的早會,指定的夥伴須準備和分享保險相關知識或資訊,為避免主題重複及確定資料來源,講過的主題和出處會放到平台上,讓夥伴複習或確認。

一般早會的主題分享來自網路或是雜誌,但團隊規定這些內容必須要重新製作,並且標明出處。原本這個部分只是將內容拍攝成照片或書面上傳到LINE,但這樣的形式很難搜尋和分類,改由傳到團隊的數位平台後,夥伴在使用和分類上便捷許多。

Part 3:掌握團隊夥伴進度

瞭解夥伴的業務情況,不論是增員、拜訪、轉介紹、成交等行程和時間,夥伴每日凌晨十二點前一定要上傳到平台,包含每週五固定的Call Cold記錄。主管可以藉此快速掌握夥伴的狀況,並給予適當地建議和協助。此外,對於位處外縣市的夥伴也可以透過網路視訊和平台,進行交流、指導。

黃坤傑表示,過去團隊沒使用數位平台的時候,光是盤點就用去大半的時間。比方說一人用兩分鐘報告,團隊人數少的時候還可以,但當團隊人數愈來愈多,時間管理效率就會出現問題。然而黃坤傑又希望夥伴之間可以互相參考學習,因此在使用數位平台後,夥伴們同時花兩分鐘的時間一起上傳,結果就可以直接顯示出來,主管挑重點的講解就可以達到一定程度的效果。

——更多內容請見《Advisers財務顧問》雜誌第354期