挑戰3W,意味著每一週照顧3個家庭,也意味著保險業務人員需要保持較高的工作效率。保德信國際人壽首席壽險顧問陳玉婷,對挑戰3W此一目標的追隨從未停歇,目前已成功挑戰超過1,198週。她表示,目標的力量很重要,但有一套好的時間管理法是完成目標的關鍵。


自古以來,時間規劃的重要性一直被世人所強調,關於時間的名言名句時常被人們用於自我提醒和鼓勵。對於保險業務人員而言,保險銷售看似自由,但於管理層面卻有極高的要求,想要在行業內收穫一番好成績,就要學會把「自由」的時間做最合理的安排。

世界華人保險3W紀錄保持者陳玉婷表示,一套好的時間管理法非常重要,一名優秀的保險業務人員,應從入行之初便開始摸索如何高效率地運用時間。陳玉婷用了七年的時間,總結出一套適合自己的時間管理法則,其中GTD(Getting Things Done)時間管理法是最基礎、也是最重要的管理法。所謂GTD,簡單直譯即「把事情做完」,這種時間管理法有5個核心步驟:1.記錄、2.組織、3.排程、4.執行、5.檢視和更新。

步驟1:記錄——記錄要做的所有事情

GTD時間管理法的第一步是記錄,完整地把我們要做的事情記下來。日常生活中的事情很多,比如講師在課程上交代的事情、會議中的決定、要參加的會議、要拜訪的客戶、想閱讀的書、想看的電影、想去的地方等。不管是大事還是小事,只要是必須做或想要做的,都要記錄下來。最簡單的記錄方法是使用便利貼記錄,把該做的事情寫在便利貼上,並貼在自己隨身的小本子或放在包包裡;或者把這些事情記錄在手機或平板的備忘錄上。

在眾多記錄的方法中,陳玉婷偏好於用白紙記錄。她表示,每次出門展業,自己包包裡至少準備3支筆(確保有一支筆能用)以及一張白紙,當遇到自己要做但不能馬上做的事情時,就馬上拿出紙筆記錄。

她將白紙對折2次後再放進包裡,不但方便攜帶,而且折痕把白紙分成了4個矩形,剛好是一個「時間管理矩陣」(如圖一所示,4個矩形分別代表著重要且緊迫的事、不重要但緊迫的事、不緊迫但重要的事、不重要且不緊迫的事情),有利於每一次記錄事情時都按緊迫性的不同,分別填到4個矩形裡。而當她把這一份清單拿出來時,就會對清單上不同事情的緊迫或重要性一目瞭然,哪一些事情需要先做也就更加明確了。

關於GTD時間管理的第一個步驟,陳玉婷強調,不管是用哪一種方法,保險業務人員都要記得堅持一個重要原則——不要遺漏任何要做的事情。

步驟2:組織——對記錄下來的事情做系統的組織

在記錄好要做的事情後,第二步就是對這些事情的屬性(時間、地點等)進行系統性的組織。在這一步驟裡,有一個很重要的原則——兩分鐘原則。

所謂兩分鐘原則,即首先判斷這件事情是否可以在兩分鐘內解決,如果可以,就把這件事立刻處理完,不要再累積到行動清單裡。比如,今天要確認送去維修的車子是否已經修好,我們只需打個電話聯繫修理方就可以了,是兩分鐘內可以處理的事情;或者提醒客戶續期保費的繳納時間,只需要花兩分鐘發個訊息,或打個電話請助理幫忙提醒客戶。

只要符合兩分鐘原則,就馬上把這件事處理完,而耗時超過兩分鐘的,不管是花十分鐘,還是要兩個小時才能解決的事情,都統一列入行動清單裡。

——更多內容請見《Advisers財務顧問》雜誌第361期