從主觀上來說，一個人的企圖心、勤奮程度、情商是事業成功的重要因素。但從客觀上看，主觀因素還需設計優良且運用得當的工具助力，小小的時間管理工具的極致使用，可能會讓你的工作效率翻倍。
金鑰1隨身攜帶
在保險業，並不是人人都隨身攜帶時間管理工具，因為有的業務人員會覺得，時間管理工具體積太大或太重，裝進包裡會增加包包的重量或者擠佔空間，不方便攜帶，還不如每天晚上或早上固定一個時間來專門填寫。但具體執行時卻問題頻出，比如有時候忙起來忘記填寫，或者填寫得很粗略，一段時間後就把時間管理工具放在一邊，每天工作沒有可依循的安排。倘若隨身攜帶時間管理工具，你會發現有幾個好處：
在瞭解隨身攜帶時間管理工具的2大好處之後，你是否覺得與攜帶帶來的麻煩相比，其產生的價值更大？
金鑰2集中使用1個時間管理工具
業務人員每年都擁有多種時間管理工具，這就容易帶來一個問題：因為時間管理工具太多了，今天把工作事項寫在A工具上，明天把事項寫在B工具上，結果既難以同時隨身攜帶多個工具，又容易造成工作事項記錄雜亂無章，統籌起來毫無頭緒。如此不但不能提高時間管理的效率，反而會降低效率。
時間管理工具的極致使用不在於種類多少，而在於使用得「精」，不妨挑選一份各項功能均滿足個人需求的時間管理工具，把所有日程規劃都囊括其中。
金鑰3每日抽出十五分鐘做事件排序
保險業務人員使用時間管理工具時，大多都會列出每日的任務清單。但在做任務清單時，我們往往想到什麼就填寫什麼，不會立即細分每一件事情的輕重緩急，導致具體執行時，因為沒有明確的依循，有時候先做緊急的小事而忽略了重要的大事；有時候看心情，忽視事情的重要性，想先做什麼就做什麼。
務必要每日抽出十五分鐘時間做當日任務清單排序。把你列出來的事項按重要性及緊急程度，依次分為ABC等類別。
比方說，「和主管討論年度目標進度」是事關年度目標完成的事，其價值無疑是最大的，因此應歸為A類；而「給客戶做方案規劃」是眼前要為客戶完成的服務專案，對於當前的客戶經營來說很重要，應該歸為B類；「與朋友聚會」則是個人放鬆事項，與其他2項事情相比，它的重要性最小，應該歸為C類。明確歸類後，便可以從最重要或最緊急的事情開始，一項一項完成。
金鑰4詳細、清晰地描述相關任務
很多業務人員在規劃任務時，習慣在時間管理工具中寫下模糊的任務。比如有的業務人員想讓自己堅持每天學習，便在每日的任務清單裡寫上「看書」2字，但一天過去了，他才發現今天沒看書，這是因為「具體要看什麼書」、「看多少章節」或「看多長時間」等問題完全沒有解決，因此這個清單就會變成一項陳設。
《高效能人士的時間和個人管理法則》一書中談及：「模糊的任務會導致行動模糊，因為列出的模糊任務就像撒哈拉沙漠裡的弓箭——你有弓箭，卻沒有目標。只有具體的目標才能激勵你去做具體的事。」
所以在列任務清單時，盡量詳細、清晰地描述相關任務，如要拜訪客戶，拜訪時間具體幾點到幾點、路程需要多少時間、拜訪的具體目的是拉近距離，還是建立正確保險觀念等。
